PROGRAMS COORDINATION ASSISTANT

• Gérer et coordonner les demandes de rendez-vous, les réunions et les horaires des visiteurs pour les doyens de BSS et SSE et le directeur de l’UPP.
• Examiner et prioriser les demandes en fonction de l’urgence, de la disponibilité et des priorités institutionnelles.
Flux de travail administratif et documentaire
• Coordonner la préparation, la circulation, le suivi et le dépôt des documents administratifs.
• Faciliter l’acheminement des documents pour examen, approbation et signature entre les bureaux des doyens et du directeur, le bureau du registraire, le bureau du prévôt et d’autres bureaux pertinents.
 Coordination de réunion et d'événement
• Soutenir l’organisation et la logistique des réunions, comités, ateliers, activités académiques et événements institutionnels impliquant BSS, SSE et UPP.
• Coordonner les arrangements de réunion, les ordres du jour, la présence, le matériel, les réservations de chambres et d'autres exigences logistiques.
Correspondance, procès-verbal et rapports
• Ébaucher, formater, adapter et relire la correspondance officielle, les mémoires, les avis et autres documents administratifs au nom des doyens et du directeur.
• Préparer des procès-verbaux, des rapports et des notes de suivi précis et bien structurés.
Appui à la coordination académique et de programme
• Contribuer à la coordination des calendriers académiques, des échéances clés, de la planification liée aux cours, des examens, des événements et d'autres activités de programme.
• Travailler en étroite collaboration avec le Bureau du registraire et d’autres départements concernés pour faciliter la coordination sans heurts des activités universitaires.
Dossiers, documentation et soutien à la conformité
• Tenir à jour des dossiers, des dossiers, de la correspondance et de la documentation organisés et à jour pour les unités académiques assignées.
• Soutenir la préparation et l'organisation de la documentation requise pour l'accréditation, les rapports institutionnels, les audits et d'autres activités liées à la conformité.
• S’assurer que les dossiers sont tenus conformément aux politiques de l’Université et aux pratiques établies de gestion des documents.
Liaison avec le bureau du prévôt
• Servir de lien de communication efficace entre les doyens, le directeur et le bureau du prévôt.
• Faciliter la communication et la mise en œuvre en temps opportun des instructions et des priorités administratives.
• Fournir un soutien administratif réactif et professionnel aux doyens et au directeur dans l'effectif  gestion de leurs bureaux.
• Anticiper les besoins administratifs courants et prendre les mesures appropriées pour faciliter le bon fonctionnement des bureaux.
• Gérer les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
Coordination des voyages et de la logistique
• Coordonner les réservations de vols, l'hébergement, les transferts à l'aéroport et d'autres arrangements de transport pour les voyages officiels de l'Université.
• Préparer et suivre les ordres de voyage, les approbations et autres documents de voyage requis.
• Communiquer les itinéraires, les confirmations et les informations de voyage pertinentes aux voyageurs concernés.
• Assurer la liaison avec les bureaux internes et les fournisseurs de services externes pour assurer des arrangements opportuns et rentables.
• Tenir des registres précis et assurer le suivi des changements, des annulations et d’autres exigences liées au voyage.

• Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer des priorités multiples et des délais. • Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français. • Solides compétences interpersonnelles et de gestion des relations, avec la capacité d'interagir professionnellement et diplomatiquement avec les universitaires, les professeurs, le personnel, les étudiants et les parties prenantes externes. • Excellente attention aux détails et la capacité de tenir des registres précis et de faire un suivi efficace sur plusieurs tâches. • Un haut niveau de discrétion, de professionnalisme, de confidentialité et de jugement judicieux lors du traitement des informations sensibles. • De solides capacités administratives et de résolution de problèmes, avec une approche proactive pour identifier et répondre aux besoins opérationnels courants. • Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec plusieurs parties prenantes académiques et administratives. • Capacité d'opérer efficacement dans un environnement de rapport structuré, en prenant l'orientation de l'adjoint exécutif à la prévôte tout en répondant aux besoins fonctionnels et aux priorités des doyens et du directeur. • Maîtrise de Microsoft Office Suite, y compris Word, Excel, Outlook, PowerPoint, et les outils de gestion et de collaboration de documents standard. • Capacité à s’adapter à l’évolution des priorités et à travailler efficacement dans un environnement académique dynamique. • Licence en administration de bureau, administration des affaires, Éducation, les sciences sociales, ou un domaine connexe. • 2 à 3 ans d’expérience professionnelle pertinente en matière de soutien administratif, de coordination de bureau ou d’un rôle similaire. • L’expérience antérieure du soutien au personnel universitaire, exécutif ou de la haute direction est un atout. • L'expérience dans un enseignement supérieur ou un environnement institutionnel structuré de même manière est hautement souhaitable.

SOUMETTRE LA DEMANDE À:

Université internationale de Grand-Bassam
Bureau des ressources humaines
Attention: Gestionnaire des ressources humaines
BP 564 Grand-Bassam
Ou
Par courriel à: iugbhr@iugb.edu.ci POINT DE CONTACT
Université internationale de Grand-Bassam
Bureau des ressources humaines
Tél: (225) 27.21.30.36.40 / 27.21.30.34.57

Avis important: Les candidats DOIVENT soumettre le matériel suivant:
• Lettre d’intérêt expliquant les qualifications pour le poste et l’engagement envers la mission de l’Université internationale du Grand Bassam
• Un CV en cours
• Noms, adresses, courriels et numéros de téléphone de (3) références professionnelles
• Lors de la soumission de votre demande par e-mail, veuillez toujours commencer la ligne d’objet avec le numéro de l’annonce de poste suivi du titre du poste. Par exemple: AA#2026/09, adjoint à la coordination des programmes. DécouvrirProgrammes d'études